Datumsformat in Serienbriefen mit Word und Access

Bei Word-Serienbriefen, die ihre Daten aus einer Access-Datenquelle beziehen, können Datumsfelder in so ziemlich jedem Format ankommen – nur selten im richtigen.

Welches Format dargestellt wird hängt davon ab, wie die Datenquelle an Word angebunden ist:

  • Beim Zugriff über OLE DB erhält man immer ein amerikanisches Format (mm/dd/yyyy) – in Deutschland völlig unbrauchbar, weil man bei Tageszahlen bis 12 nicht zwischen Monat und Tag unterscheiden kann.
  • ODBC-Quellen liefern Word das Datumsformat aus den Windows-Einstellungen – prinzipiell gut, aber es wird immer eine Uhrzeit ergänzt was wiederum meistens unpassend ist ist (dd. MMMM YYYY HH:mm)
  • Nur wenn die Daten über DDE abgefragt werden, erhält man das üblicherweise gewünschte Format „Datum, kurz“, das sich an die Windows-Einstellungen anpasst (in Deutschland dd.mm.YYYY).

Um das Format zu beeinflussen, können die Feldfunktionen von Word genutzt werden. Einfach mit der Tastenkombination ALT+F9 die Anzeige der Feldfunktionen einschalten. In der Feldfunktion kann das gewünschte Datumsformat ergänzt werden. Beim Beispielfeld

{ MERGEFIELD Datumsfeld }

ergänz man das so:

{ MERGEFIELD Datumsfeld \@ "dd.MM.yyyy" }

Anschließend schaltet man mit ALT+F9 wieder zur Ansicht der Feldergebnisse um. Nun ist die genutzte Anbindung der Datenbank egal, denn Word wird die gelieferten Daten selbstständig das vorgegebene Format umformatieren.

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